Αξιολόγηση διαδικασιών
Κατανοήστε τη διαδικασία εργασίας πριν αποφασίσετε τι θα αυτοματοποιηθεί.
Μια δομημένη αξιολόγηση μιας σημαντικής επιχειρησιακής διαδικασίας - πώς λειτουργεί σήμερα, πού υπάρχουν δυσκολίες και καθυστερήσεις και τι πρέπει να αλλάξει πριν ξεκινήσει η υλοποίηση.
1
Κατανόηση
Επιχειρησιακός στόχος, άνθρωποι, συστήματα και σημερινή διαδικασία.
2
Χαρτογράφηση
Καταγράφουμε πώς λειτουργεί πραγματικά η διαδικασία εργασίας σήμερα.
3
Αξιολόγηση
Εντοπίζουμε δυσκολίες και καθυστερήσεις, ευκαιρίες, περιορισμούς και κινδύνους.
4
Σχεδιασμός
Ορίζουμε τη μελλοντική διαδικασία, τους ελέγχους και τις απαιτήσεις συστήματος.
5
Οδικός χάρτης
Καθορίζουμε φάσεις υλοποίησης, εξαρτήσεις και επόμενα βήματα.
Τι είναι η Αξιολόγηση
Η Αξιολόγηση διαδικασιών είναι μια εστιασμένη ανάλυση μίας σημαντικής επιχειρησιακής διαδικασίας πριν ξεκινήσει μια ουσιαστική υλοποίηση. Δημιουργεί μια δομημένη βάση για να αποφασιστεί τι πρέπει να αλλάξει, τι πρέπει να παραμείνει και ποιο είναι το σωστό επόμενο βήμα.
◎
Κατανόηση της σημερινής λειτουργίας
Εξετάζουμε πώς λειτουργεί πραγματικά η διαδικασία, τους ανθρώπους που συμμετέχουν, τα συστήματα που χρησιμοποιούνται, τις πληροφορίες που απαιτούνται και τα σημεία όπου η εργασία καθυστερεί ή γίνεται άσκοπα χειροκίνητη.
↗
Απόφαση για το τι πρέπει να αλλάξει
Εντοπίζουμε πού ο επανασχεδιασμός, η διασύνδεση, ο αυτοματισμός ή το AI μπορούν να δημιουργήσουν αξία και πού η ανθρώπινη κρίση, η έγκριση ή τα υπάρχοντα συστήματα πρέπει να διατηρήσουν τον έλεγχο.
→
Δημιουργία πρακτικής πορείας υλοποίησης
Η αξιολόγηση ορίζει τη μελλοντική διαδικασία εργασίας και έναν οδικό χάρτη υλοποίησης, προσφέροντας σαφέστερη βάση για το τι πρέπει να δημιουργηθεί, γιατί και με ποια σειρά.
Πότε χρειάζεται μια αναλυτική αξιολόγηση
Μια αναλυτική αξιολόγηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν μία σημαντική διαδικασία έχει αρκετή αξία, πολυπλοκότητα ή λειτουργικό αντίκτυπο ώστε να δικαιολογεί μια δομημένη απόφαση σχεδιασμού.
Η διαδικασία περιλαμβάνει ανθρώπους και συστήματα
Ρόλοι, εργαλεία, πηγές πληροφοριών και μεταβιβάσεις εργασιών μεταξύ ανθρώπων ή ομάδων πρέπει να συντονίζονται σε μία ενιαία διαδικασία.
Οι δυσκολίες και οι καθυστερήσεις έχουν ουσιαστικό λειτουργικό αντίκτυπο
Επαναλαμβανόμενη εργασία, καθυστερήσεις, απαιτητικό reporting, σφάλματα ή περιορισμένη ορατότητα επηρεάζουν τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης.
Η σωστή λύση δεν είναι ακόμη προφανής
Ο αυτοματισμός, το AI, οι διασυνδέσεις, ο επανασχεδιασμός διαδικασιών ή το ειδικό λογισμικό μπορεί να είναι χρήσιμα, αλλά ο σωστός συνδυασμός πρέπει να προκύψει από την ίδια τη διαδικασία.
Πρέπει να σχεδιαστούν οι έλεγχοι και οι εξαιρέσεις
Οι εγκρίσεις, η ανθρώπινη κρίση, οι ασυνήθιστες περιπτώσεις και η λογοδοσία έχουν σημασία και πρέπει να ενσωματωθούν στη μελλοντική διαδικασία, όχι να προστεθούν εκ των υστέρων.
Δεν χρειάζεται κάθε αίτημα αναλυτική αξιολόγηση
Ορισμένες ευκαιρίες είναι αρκετά απλές ώστε να ακολουθήσουν μια πιο σύντομη διαδικασία διερεύνησης. Εξετάζουμε πρώτα τη διαδικασία και αποφασίζουμε αν δικαιολογείται μια δομημένη αξιολόγηση.
Η ευκαιρία πρέπει να έχει αρκετή αξία ώστε να δικαιολογεί τη βελτίωση της διαδικασίας, όχι απλώς να είναι τεχνικά δυνατό να αυτοματοποιηθεί.
Τι εξετάζουμε
Εξετάζουμε ολόκληρη τη διαδικασία: τον στόχο, τους ανθρώπους, τις πληροφορίες, τα συστήματα και τους ελέγχους που χρειάζονται για να λειτουργεί αξιόπιστα.
01
Επιχειρησιακός στόχος και αποτελέσματα
Αποσαφηνίζουμε τι πρέπει να επιτυγχάνει η διαδικασία, γιατί έχει σημασία και πώς θα αναγνωρίζεται ένα καλύτερο αποτέλεσμα.
02
Άνθρωποι, ρόλοι και μεταβίβαση εργασιών μεταξύ ανθρώπων ή ομάδων
Εντοπίζουμε ποιος ξεκινά, εκτελεί, ελέγχει και εγκρίνει την εργασία καθώς και τα σημεία όπου η ευθύνη ή η επικοινωνία γίνονται ασαφείς.
03
Σημερινά βήματα και σημεία αποφάσεων
Χαρτογραφούμε την πραγματική ακολουθία της εργασίας, τις αποφάσεις που λαμβάνονται και τις συνθήκες που αλλάζουν το επόμενο βήμα.
04
Ροή πληροφοριών και δεδομένων
Εξετάζουμε ποιες πληροφορίες απαιτούνται, από πού προέρχονται, πώς μεταφέρονται και πού εισάγονται διπλή εργασία, καθυστέρηση ή αβεβαιότητα.
05
Περιορισμοί συστημάτων και διασυνδέσεων
Αξιολογούμε τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται ήδη, τους περιορισμούς τους και τις πρακτικές απαιτήσεις διασύνδεσης μιας μελλοντικής λύσης.
06
Έλεγχοι, εξαιρέσεις και μέτρηση
Ορίζουμε τις εγκρίσεις, τις δικλίδες ασφαλείας, τις ασυνήθιστες περιπτώσεις και τους δείκτες απόδοσης που χρειάζεται μια αξιόπιστη επιχειρησιακή διαδικασία.
Πώς πραγματοποιείται η Αξιολόγηση
Η συνεργασία είναι αρκετά δομημένη ώστε να οδηγεί σε σαφή απόφαση σχεδιασμού, παραμένοντας ανάλογη με τη διαδικασία που εξετάζεται.
01
Αρχική επισκόπηση της διαδικασίας
Ξεκινάμε με μια σύντομη επισκόπηση του επιχειρησιακού στόχου, της συγκεκριμένης διαδικασίας και των λόγων για τους οποίους έχει γίνει σημαντική τώρα.
02
Συναντήσεις εργασίας με τους υπεύθυνους της διαδικασίας
Μιλάμε με τους ανθρώπους που εκτελούν, διαχειρίζονται και εγκρίνουν την εργασία, ώστε να κατανοήσουμε τη διαδικασία όπως λειτουργεί πραγματικά.
03
Ανάλυση και σχεδιασμός μελλοντικής κατάστασης
Χαρτογραφούμε τη σημερινή διαδικασία, αξιολογούμε τις δυσκολίες και τις καθυστερήσεις και εξετάζουμε τον κατάλληλο συνδυασμό επανασχεδιασμού, διασύνδεσης, αυτοματισμού και AI.
04
Ευρήματα, αποφάσεις και οδικός χάρτης
Παρουσιάζουμε την προτεινόμενη μελλοντική διαδικασία, τις αποφάσεις σχεδιασμού που τη στηρίζουν και μια πρακτική σειρά υλοποίησης.
Τι θα παραλάβετε
Η αξιολόγηση παράγει ένα πρακτικό πακέτο σχεδιασμού για τη διαδικασία - όχι μια γενική παρουσίαση ή μια λίστα ασύνδετων ιδεών αυτοματισμού.
01
Χάρτης της σημερινής διαδικασίας
Μια καθαρή αποτύπωση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί σήμερα η διαδικασία, συμπεριλαμβανομένων ρόλων, συστημάτων, μεταβιβάσεων εργασιών μεταξύ ανθρώπων ή ομάδων, αποφάσεων και εξαιρέσεων.
02
Ευρήματα δυσκολιών και καθυστερήσεων, κινδύνων και ευκαιριών
Μια δομημένη εικόνα των καθυστερήσεων, της επαναλαμβανόμενης προσπάθειας, των κενών ορατότητας, των κινδύνων και των ευκαιριών βελτίωσης που εντοπίστηκαν.
03
Σχεδιασμός της μελλοντικής διαδικασίας
Ένα προτεινόμενο λειτουργικό μοντέλο που δείχνει πώς πρέπει να λειτουργεί η βελτιωμένη διαδικασία ανάμεσα σε ανθρώπους, συστήματα και σημεία αποφάσεων.
04
Απαιτήσεις συστημάτων και διασυνδέσεων
Οι λειτουργικές απαιτήσεις, τα δεδομένα και οι διασυνδέσεις που θα πρέπει να καλύψει οποιαδήποτε μελλοντική υλοποίηση.
05
Μοντέλο ελέγχων και εξαιρέσεων
Οι εγκρίσεις, οι δικλίδες ασφαλείας, η λογοδοσία και οι εξαιρετικές περιπτώσεις που πρέπει να παραμένουν ορατές και διαχειρίσιμες.
06
Οδικός χάρτης υλοποίησης
Μια πρακτική ακολουθία φάσεων, εξαρτήσεων και επόμενων βημάτων, με σαφή βάση για την απόφαση του τι πρέπει να γίνει πρώτο.
Μαζί, αυτά τα παραδοτέα δημιουργούν μια καθαρή βάση για να αποφασιστεί τι πρέπει να υλοποιηθεί, τι πρέπει να παραμείνει υπό ανθρώπινη διαχείριση και ποιο είναι το σωστό πρώτο βήμα.
Ξεκινήστε από τη διαδικασία
Πείτε μας πού βρίσκεται το πρόβλημα και γιατί έχει σημασία. Εξετάζουμε πρώτα το αίτημα και επιλέγουμε την κατάλληλη διαδρομή: αναλυτική αξιολόγηση για σύνθετες διαδικασίες με σημαντικό αντίκτυπο ή μια πιο σύντομη διαδικασία διερεύνησης για απλούστερες ευκαιρίες. Ο σχεδιασμός που προκύπτει προσφέρει βάση για σταδιακή υλοποίηση, ή για την απόφαση να μη δημιουργηθεί ακόμη κάτι.
Θα εξετάσουμε την ευκαιρία και θα επιβεβαιώσουμε αν είναι κατάλληλη μια αναλυτική αξιολόγηση ή μια πιο σύντομη διαδικασία διερεύνησης.